Hoe Swiss Re facility management heeft gestroomlijnd met een servicedeskbenadering
Facilitaire diensten worden vaak beheerd via een combinatie van e-mail, spreadsheets en verouderde softwaresystemen zoals Lotus Notes, waardoor het moeilijk is om vergaderruimte reserveringen te beheren of het gebruik ervan bij te houden. Maar wat als je jouw medewerkers bevrijdt van reactieve, dagelijkse activiteiten en het bijhouden van reserveringen via email?
Een wereldwijd reserveringssysteem voor vergaderruimtes
Swiss Re is een toonaangevende groothandel in herverzekerings-, verzekerings- en andere op verzekeringen gebaseerde vormen van risico-overdracht. Met 60 kantoren over de hele wereld kan het lastig zijn om alle vergaderruimte reserveringen bij te houden, inclusief de mogelijkheid om catering en IT- of AV-ondersteuning te bestellen. Wij hebben ongelijksoortige communicatie en handmatige workflows vervangen door gestructureerde en geautomatiseerde processen die de servicevervulling versnellen en menselijke fouten verminderen.
Zo krijgen medewerkers waardevolle tijd terug, zodat ze zich kunnen concentreren op wat voor hen belangrijk is en waar ze goed in zijn. Ze kunnen nu meer dan 800 vergaderruimten wereldwijd reserveren via de ServiceNow-portal, mobiele telefoon of via Outlook. Voorzieningen zoals catering kunnen rechtstreeks via hun apparaten worden besteld en de vergaderingen worden gesynchroniseerd met hun Outlook-agenda. Eén wereldwijd systeem om vergaderruimtes te reserveren met additionele bestellingsmogelijkheden, inclusief inzichten met rapporten en dashboards over het gebruik van de ruimtes.
Conferentiegesprek integratie
Wat als je elkaar niet persoonlijk ontmoet, maar nog steeds een ruimte nodig hebt om te voorkomen dat je je collega’s lastig valt? In hetzelfde systeem kunnen medewerkers een telefonische vergadering plannen, wat het systeem nog efficiënter maakt. Spraak, video en schermen delen in een ruimte die voor jou gereserveerd is. Geen frustraties meer over dubbel geboekte ruimtes of te veel handelingen om een reservering te maken, zelfs als het wereldwijd is. Alles in één systeem, ServiceNow, dankzij de Rooms4U applicatie.
Blijf op de hoogte, net als 1400 andere ServiceNow-professionals
Schrijf je in voor onze maandelijkse Flow@Work Exclusive nieuwsbrief bomvol inzichten, best practices en tips over hoe je werk laat flowen op het Now®-platform.
Jeffrey Bos