De verborgen kosten van vergaderorganisatie

Inefficiënte vergaderorganisatie kost je bedrijf veel meer dan je denkt. Naast dat het effect heeft op medewerkerstevredenheid, beïnvloedt het ook de productiviteit van je personeel, de werknemerservaring en de effectiviteit van je facilitair medewerkers.

 

Gefragmenteerde processen
We maken het allemaal bijna dagelijks mee hoe complex het is om een vergadering goed te regelen. Je moet namelijk vaak vijf dingen tegelijk regelen: de mensen, ruimte, technologie, voorzieningen en catering. En dat moet je allemaal via meer dan 6 verschillende systemen of kanalen regelen [1], variërend van e-mail, telefoon, intranet, face-to-face tot aan chat. Dit resulteert in een verspilling van waardevolle tijd en een slechte werknemerservaring.


Een mismatch tussen mensen en ruimtes
Het is toch opvallend dat vergaderruimtes altijd leeg lijken te staan als je langsloopt, maar als je er eentje wilt boeken, dan zijn ze niet beschikbaar. Uitgedrukt in cijfers: maar 23% van de medewerkers heeft een vergaderruimte tot hun beschikking op het moment dat zij deze nodig hebben. Maar ondertussen ligt het gemiddelde gebruik van een vergaderruimte rond de 30% [2]. Dat betekent dat ze 70% van de dag leegstaan! Er is duidelijk een mismatch tussen de behoeftes van medewerkers en de beschikbare vergaderruimte. Oftewel: je betaalt huur voor ruimtes die niet worden gebruikt, maar tegelijkertijd verspillen mensen tijd aan het zoeken naar een ruimte maar deze niet kunnen vinden.


Verloren tijd
De tijd van je medewerkers is je meest waardevolle goed en het is ook het meest kwantificeerbare verlies als je het over vergaderorganisatie hebt. Een onderzoek schatte in dat medewerkers zo’n 15 minuten per dag [3] bezig zijn met het vinden van een vergaderruimte. Voor een bedrijf met 1000 medewerkers betekent dit 62.000 uur per jaar, oftewel 1,55 miljoen euro in salaris [4].


Medewerkerservaring in het gevaar
Het gefragmenteerde proces van het organiseren van een meeting is frustrerend voor medewerkers. Soms zorgt de frictie bij iedere stap in het proces ervoor dat een vergadering helemaal nooit plaatsvindt. Het wachten op de beschikbaarheid van mensen, ruimtes en systemen is ook niet meer van deze tijd. Tegenwoordig verwacht de beroepsbevolking, met name millennials, snelle en intuïtieve selfservice.

Onderzoek toont aan dat verouderde technologie en processen invloed hebben op medewerkerstevredenheid en hoe je als werkgever wordt gezien. Een McKinsey-rapport toont aan dat 78% van de werknemers denkt dat automatisering van handmatige, repetitieve taken hen in staat zal stellen tijd te besteden aan zinvollere, lonende aspecten van hun werk. 72% gaf aan dat ze die tijd zouden besteden aan werk dat waardevoller is voor het bedrijf [5]. Het elimineren van alle handmatige handelingen bij het organiseren van een meeting maakt tijd vrij die werknemers aan zinvoller werk kunnen besteden. En dat draagt op zijn beurt weer bij aan hun individuele werktevredenheid.

Vanuit eigen onderzoek weten we dat je de medewerkerstevredenheid met ongeveer 10% kunt verhogen door facilitaire activiteiten te stroomlijnen. Vergaderorganisatie is daar een belangrijk onderdeel van. Blije werknemers hebben bovendien een domino-effect op het hele bedrijf. Dit blijkt uit een recente studie waaruit naar voren kwam dat werknemers met een hoge werknemerservaring (EX) 28% productiever zijn [6].


Een reactieve facilitaire afdeling
Het facilitair personeel bevindt zich aan de andere kant van al deze reserveringen voor ruimtes en voorzieningen. Zij proberen al die handmatige waanzin bij te houden. Ze weten niet hoe ze het probleem moeten aanpakken, omdat ze geen inzicht hebben in het gebruik van vergaderruimtes. Slechts 1/3 van de bedrijven monitort momenteel het gebruik van vergaderruimtes [1]. Voor degenen die dat niet doen, is het onmogelijk om verbeteringen aan te brengen zodat ruimtes beter worden afgestemd op de behoeften van werknemers.

Door medewerkers een selfservicetool te geven die alle aspecten van vergaderorganisatie op één plek samenbrengt, heeft de facilitaire afdeling meer tijd voor strategisch werk, zoals het opnieuw indelen van kantoorruimtes om het gebruik van de ruimte te verhogen van 40% naar 50%. Dit is waarmee facilitymanagers de productiviteit van medewerkers kunnen beïnvloeden, waardoor een betere samenwerking mogelijk wordt.


4Facility stroomlijnt vergaderorganisatie
Kortom, facilitymanagers moeten zich op twee belangrijke gebieden gaan richten in 2020 richten. Doordat er minder kantoorruimte beschikbaar is en meer millennials bij komen, moet er optimaal gebruik worden gemaakt van ruimtes om de kosten laag te houden en de werknemerservaring moet worden verbeterd om millennials aan te trekken en behouden.

Met 4Facility, een oplossing voor het boeken van vergaderruimtes (beschikbaar in de ServiceNow-store), kan je het ruimtegebruik met behulp van krachtige ServiceNow-rapportages en -dashboards optimaliseren. Bovendien stroomlijn je alle stappen van vergaderorganisatie met tools waar werknemers al gebruik van maken, zoals Outlook en mobiele apparaten. Door medewerkers een selfservicetool te geven waarmee ze al hun vergaderbehoeften kunnen beheren, bespaar je je organisatie veel tijd en verbeter je in één klap de samenwerking én dagelijkse werknemerservaring.

______________________________________________________________________________________

Bronnen
[1] Condeco: The Modern Workplace Research Report 2019/20, https://www.condecosoftware.com/news-and-press/2019/07/01/modern-workplace-report-2019/
[2] https://issuu.com/hoknetwork/docs/hok_financial_workplace_benchmarkin_b62b73896cca98
[3] Steelcase: How the workplace can improve collaboration, https://www.steelcase.com/content/uploads/2015/01/threesixty-collaboration-white-paper-v2.6.pdf
[4] Based on average hourly wage of 27.00/hour, https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Wages_and_labour_costs
[5] https://www.smartsheet.com/content-center/product-news/automation/workers-waste-quarter-work-week-manual-repetitive-tasks
[6] https://hrexecutive.com/the-6-key-elements-of-employee-experience/
[7] https://www.buildingclouds.com/docs/Raising_the_Bar_3_Full_Report_240317_IC.pd


Blijf op de hoogte, net als 1400 andere ServiceNow-professionals

Schrijf je in voor onze maandelijkse Flow@Work Exclusive nieuwsbrief bomvol inzichten, best practices en tips over hoe je werk laat flowen op het Now®-platform.

Deel dit artikel

go to top