Hoe maak je een tool met flexibele eisen?
Wanneer zelfs een out-of-the-box oplossing voor het ontwikkelen van een tool niet voldoende is, weet je dat je een echte uitdaging te pakken hebt.
Dit was precies het geval bij ING. De HR-afdeling van de Nederlandse bank had een tool nodig voor de eenvoudige on- en offboarding van internationale werknemers.
Het probleem: hoe deze gevormd moest worden was in hoge mate afhankelijk van het resultaat van onderhandelingen met werknemers. Dit betekende dat de processen nog niet duidelijk waren, zodat de eisen voor de tool onderweg gevormd moesten worden. ING wilde een oplossing met bepaalde standaarden, maar er was geen blauwdruk van hoe de tool eruit zou zien of vorm zou krijgen. ING wist natuurlijk dat dit een grote uitdaging zou zijn. Plat4mation bleek de juiste partner in het bieden van een flexibele oplossing – terwijl het werd ontwikkeld.
Custom portaal
Er waren wel een paar handvatten: naast offboarding moest de tool ook in staat zijn om met werving en interne herplaatsing om te gaan. ING maakte gebruik van de HR-suite van ServiceNow, maar wilde dit uitbreiden en verbeteren met een aangepaste portal – waarin HR op zijn minst geautomatiseerde, gepersonaliseerde berichten kan versturen naar medewerkers, taken kan toewijzen en to-do-lists kan maken.
Uitdagingen
Terwijl het creëren van een tool zonder het resultaat te kennen een uitdaging op zich is, moest Plat4mation ook rekening houden met andere uitdagingen:
- ING moest snel over de tool kunnen beschikken, omdat het aan het eind van de onderhandelingen klaar moest zijn.
- Vanwege de omvang van de bank was informatie binnen de organisatie erg verspreid.
- Verschillende manieren van werken binnen de organisatie moesten samenkomen in één tool.
Hoe we het deden
Iedereen bij Plat4mation, Triple Gold Partner van ServiceNow, volgt de best practices van ServiceNow. Maar als je iets nodig hebt dat afwijkt van zelfs de meeste ‘out of the box’ oplossingen, moet je flexibel genoeg zijn om een stapje verder te gaan. Plat4mation slaagde erin een oplossing te creëren die niet alleen die belofte waarmaakte, maar tegelijkertijd iets creëerde wat trouw bleef aan hoe ServiceNow werkte.
Het belangrijkste in het omgaan met de complexiteit van ING, is de juiste mindset in je werkwijze. Zo wilden we bijvoorbeeld niet zomaar beginnen met het bouwen van een oplossing, om daarna mogelijk tegen issues aan te lopen.
Eerst bespraken we de zaak grondig en daarna maakten we onderweg verschillende prototypes en demo’s. Om dit te laten werken, moet je elkaars taal spreken en tegelijkertijd moet je je durven uitspreken als sommige eisen simpelweg niet haalbaar zijn.
Resultaten
Nu is er een portaal met alles op één plek: HR kan issues volgen, op maat gemaakte berichten versturen en ontvangen en timelines van processen controleren. Het is niet alleen geschikt voor hun huidige on- en offboardingproces, maar ook voor toekomstig HR-gebruik.
Alle taken met een specifiek patroon werden geautomatiseerd (ongeveer 10 procent wordt nog steeds handmatig uitgevoerd), waardoor veel overheadkosten en tijd worden bespaard. Geen losse, met de hand ingevulde Excel sheets meer en geen on- en offboarding traject meer via email.
De oplossing omvat ook een portaal voor werknemers, dat hen door de stappen in specifieke processen leidt. Het is maar één voorbeeld waarin de oplossing van Plat4mation het leven van het HR-team van ING makkelijker heeft gemaakt. De tool wordt inmiddels gebruikt door ING in Jakarta.
Blijf op de hoogte, net als 1400 andere ServiceNow-professionals
Schrijf je in voor onze maandelijkse Flow@Work Exclusive nieuwsbrief bomvol inzichten, best practices en tips over hoe je werk laat flowen op het Now®-platform.
Raphael Rodrigues