Geef medewerkers een optimale employee experience wanneer zij diensten van HR nodig hebben. Faciliteer de interactie tussen medewerkers en HR met behulp van het ServiceNow platform. Maak inzichtelijk welke vragen en aanvragen bij HR worden ingediend en stroomlijn de afhandeling, zelfs buiten de grenzen van de HR afdeling.
Medewerkers worden klanten
De wereld van HR is de afgelopen jaren flink aan het veranderen. Door digitalisering is de noodzaak om snel en adequaat op klantenwensen te reageren substantieel gegroeid. Tegenwoordig wordt een medewerker veel meer als individu behandeld dan vroeger, wat extra administratie met zich meebrengt. Iedereen heeft een eigen account, unieke loopbaanbegeleiding, coaching, opleidingsbudgetten of andere potjes. De nieuwe medewerker is ook niet bang om vragen te stellen en toont veel initiatief om ergens zelf achteraan te gaan.
Het bieden van deze extra en gepersonaliseerde aandacht kan uiteraard niet gepaard gaan met een stijging van de HR kosten, dus ligt er een grote druk om de dienstverlening (ook wel HR Service Delivery) slimmer en geautomatiseerd aan te bieden. De medewerker moet in staat worden gesteld zichzelf te helpen, zodat schaarse HR-capaciteit kan worden ingezet om meer waardevolle taken uit te voeren.
Het verbeteren van de employee experience en het optimaliseren van HR Service Delivery processen is vaak nog een aanzienlijke uitdaging. Vooral voor organisaties die nog werken vanuit oude (HR-ERP) systemen. Deze verouderde systemen zijn veelal niet gekoppeld, bieden niet de mogelijkheden om processen flexibel te ondersteunen en ook de gebruiksvriendelijkheid laat vaak te wensen over.
Raphael Rodrigues
Gefrustreerde werknemers
Het doel is om een medewerker een prettige ervaring te bieden bij elke interactie met HR. De realiteit is dat medewerkers niet precies weten welke systemen zij moeten gebruiken om iets bij HR gedaan te krijgen en dat in sommige gevallen niet duidelijk is of zij überhaupt bij HR aan het juiste adres zijn. Denk hierbij aan een instroom proces, waarbij het aanvragen van een gebruikersaccount, werkplek en toegangspas wordt uitgevoerd door meerdere afdelingen. Om deze reden vindt veel communicatie met HR plaats via de telefoon en de email. Hierdoor is het lastig voor een medewerker om inzicht te krijgen in de status van een aanvraag. Ook een HR manager heeft geen goed inzicht in het werk van hun afdeling, waardoor het lastig is om de processen te verbeteren. Dit moet en kan anders!
Veranderende behoeften vragen om een nieuw HR-managementsysteem
Het ServiceNow platform biedt een centrale plek waar jouw medewerkers terecht kunnen voor alle aan HR gerelateerde zaken. Wij noemen dit het ‘Single System of Engagement’. Alle vragen en aanvragen naar HR (HR cases) kunnen met de HR-case management functionaliteiten, efficiënt en effectief worden opgepakt en uitgevoerd door de juiste HR specialist. Denk hierbij aan vragen van medewerkers over hun loopbaan, maar ook aanvragen voor instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Met name de laatste processen vragen veelal om een gecoördineerde afhandeling, waarbij medewerkers van verschillende afdelingen (HR, Facility Management, IT, finance) betrokken zijn. De combinatie van een gebruiksvriendelijke portal, flexibele workflows, goede integratiemogelijkheden met achterliggende ERP systemen en krachtige rapportage functionaliteiten, maken ServiceNow het ideale platform om de communicatie tussen HR en haar klanten te stroomlijnen.
De voordelen
- Overzicht en inzicht: minder tijd kwijt aan administratie en rapportage.
- Kostenbesparing: sneller en blijvend verbeteren van processen, tegen lagere kosten.
- Regievoering over processen die meerdere afdelingen raken (o.a. Instroom, Doorstroom en Uitstroom).
- Ondersteuning aan (voorbereiding op) vernieuwende werkwijzen.
- Grotere onafhankelijkheid van de medewerker.
- Fouten worden voorkomen, overbodige handelingen geëlimineerd.
- Meer tijd voor waardevolle activiteiten en strategische HR-taken.
- Optimale employee experience.
Plat4mation voor HR
Wanneer de keuze voor ServiceNow gemaakt is, weet Plat4mation haarfijn uit te leggen hoe dit platform te gebruiken, om er optimaal succes mee te behalen en alle kansen te benutten. Plat4mation begrijpt de uitdagingen op HR gebied en de impact van het overstappen op vernieuwende techniek. Wij bieden advies, begeleiding en opleiding. Onze standaard aanpak zorgt voor een snelle implementatie van HR Service Delivery functionaliteiten (met name HR case Management). Onze uitgebreide kennis en ervaring op het gebied van instroom, doorstroom en uitstroom processen, zorgen ervoor dat er snel een configuratie tot stand komt, die aansluit met jouw eigen werkwijze. Tijdens de implementatie besteden wij ook aandacht aan het inrichten van krachtige rapportages en dashboards, zodat processen ook bestuurt, verbetert en geregisseerd kunnen worden.
Advies & implementatie
Onze ervaring en kennis gaan verder dan de technische implementatie van het ServiceNow platform. We kennen de uitdagingen binnen een HR afdeling en houden hier volledig rekening mee. Door uitgebreide ervaring en de veelzijdigheid van onze teams, kunnen we snel implementeren en ook op strategisch hoog niveau meedenken en adviseren; voorbereidend op, tijdens en na implementatie. Plat4mation deelt graag inzichten in hoe het maximale uit ServiceNow te halen en zo kansen het best te benutten.
Optimale gebruikerservaring
De employee experience bouwen wij op binnen de HR Service Portal van ServiceNow. Deze omgeving is te gebruiken door meerdere apparaten (laptop, tablet, mobiel) en kan naadloos worden aangesloten op het uiterlijk van andere interne applicaties (zoals bijvoorbeeld het HR intranet). Dit maakt dat klanten een Unified Customer Experience ervaren, die het gebruikersgemak en daardoor tevredenheid verhoogt.
Met onze expertise in App development hebben wij jouw portal binnen een mum van tijd ontworpen, gebouwd en getest. Jouw klanten worden begeleid bij het vinden van antwoorden op vragen en het indienen van aanvragen. De intelligente formulieren dragen zorg dat alle relevante informatie bij een aanvraag wordt ingevuld, zodat de HR medewerkers niet extra contactmomenten met de aanvrager nodig hebben om een aanvraag af te handelen.
Integreren en automatiseren
ServiceNow dient niet ter vervanging van andere core HR-ERP systemen, zoals Peoplesoft, Workday, en Sap HCM. Het werkt als een ‘System of Engagement’, waarmee medewerker interacties, zoals vragen en aanvragen, worden gefaciliteerd. De uitkomst van zo’n interactie kan zijn dat een core HR systeem moet worden geüpdatet. Plat4mation heeft uitgebreide ervaring met het integreren van ServiceNow aan andere systemen en heeft hiervoor een applicatie ontwikkelt om dit nog eenvoudiger te maken: Connector4U. Ook hebben wij uitgebreide ervaring met het automatiseren van handelingen als gevolg van instroom, doorstroom en uitstroom processen. Denk hierbij aan aanmaken van (AD) gebruikersaccounts, email adressen, toekennen van gebruikers aan (AD) groepen, toekennen van rechten en meer. Hiervoor gebruiken wij de ‘Orchestration’ module van ServiceNow. Wij bouwen integraties met alle omliggende systemen, zodat handmatig (en dubbel) administratief werk wordt voorkomen.
Privacy/onafhankelijkheid
Het is niet voor niks dat toonaangevende bedrijven kiezen voor ServiceNow voor de ondersteuning van HR Service Delivery. Naast de krachtige HR Service Delivery functionaliteit, onderscheidt ServiceNow zich als een zeer veilig systeem waar gevoelige HR data aan kan worden toevertrouwd. ServiceNow voldoet aan de hoogste eisen en normeringen voor de opslag van data in de Cloud.
