Swiss RE: Rooms4U
“We zijn erg tevreden over de samenwerking met Plat4mation. Ze hebben uitstekend werk geleverd met de uitrol van het reserveringssysteem. Ze hebben een klantgerichte aanpak, goede communicatieve vaardigheden en zijn zeer flexibel.”
De uitdaging
Swiss Re is een toonaangevende groothandel in herverzekerings-, verzekerings- en andere op verzekeringen gebaseerde vormen van risico-overdracht. Met 60 kantoren over de hele wereld kan het lastig zijn om alle kantoorreserveringen bij te houden, inclusief de mogelijkheid om catering en IT- of AV-ondersteuning te bestellen.
Swiss Re werkt aan de ontmanteling van hun Lotus Notes vanwege een inconsistent gebruik – niet alle kantoren gebruiken Lotus Notes – en de wens om werkopdrachten te regelen via hun strategisch platform ServiceNow. Een belangrijke applicatie op het Lotus Notes-platform die moest worden vervangen, was een kantoorruimte-reserveringssysteem. Vanwege de overstap van Lotus mail naar Outlook was het ook belangrijk dat het reserveringssysteem nauw geïntegreerd was met Exchange / Outlook. Het reserveringssysteem moet 800 kamers van kantoren over de hele wereld ondersteunen.
De oplossing
Plat4mation implementeerde de voorganger van Workplace Service Delivery, welke een reserveringsmodule gebouwd op het ServiceNow-platform bevatte, evenals een integratie met Exchange. We hebben ongelijksoortige communicatie en handmatige workflows vervangen door gestructureerde en geautomatiseerde processen die de service versnellen en menselijke fouten verminderen.
Medewerkers krijgen hiermee waardevolle tijd terug, zodat ze zich kunnen concentreren op wat belangrijk voor hen is en waar ze goed in zijn. Ze kunnen nu voor meer dan 800 vergaderruimten wereldwijd een reservering maken via de ServiceNow-portal, mobiele telefoon of via Outlook. Voorzieningen zoals catering kunnen rechtstreeks via hun eigen apparaten worden besteld en vergaderingen worden gesynchroniseerd met hun Outlook-agenda. Eén wereldwijd systeem voor het boeken van ruimtes en voorzieningen, inclusief inzichten via rapportages en dashboards over het gebruik van de ruimten.
Tijdschema’s voor het ontmantelen van het Lotus Notes-platform waren krap, maar het project ging live binnen de limieten die waren gesteld voor tijd en budget. Momenteel wordt er over de hele wereld van het reserveringssysteem gebruik gemaakt.
Roel Schoenmakers
