Ihr Leitfaden zu ServiceNow Flow Designer und Workflows

Mit dem Flow Designer und den Workflows von ServiceNow können Unternehmen komplizierte Geschäftsabläufe automatisieren und sicherstellen, dass Aufgaben zuverlässig und präzise ausgeführt werden.

Im Zeitalter der digitalen Technologie geht es für Unternehmen darum, die Produktivität zu verbessern und ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Automatisierung ist der beste Weg, um diese Ziele zu erreichen, und ServiceNow ist mit seinen robusten Workflow-Funktionen führend in diesem Bereich. In diesem Artikel erfahre ich alles, was Sie über ServiceNow-Workflows wissen müssen, einschließlich Workflow Editor und Flow Designer, die den Prozessautomatisierungsprozess für Unternehmen jeder Größenordnung vereinfachen und verbessern.

Was sind ServiceNow Workflows?

ServiceNow-Workflows sind automatisierte Abfolgen von Aufgaben, die der Rationalisierung von Geschäftsprozessen dienen. Sie reduzieren die manuelle Arbeit, gewährleisten Konsistenz und verbessern die Effizienz über verschiedene Abteilungen und Systeme hinweg. Durch den Einsatz der Workflow-Tools von ServiceNow können Unternehmen komplexe Prozesse automatisieren und unterschiedliche Systeme nahtlos integrieren.

Schlüsselkomponenten von ServiceNow-Workflows

Auslöser

Auslöser sind die Ereignisse oder Bedingungen, die einen Workflow initiieren. Sie bestimmen, wann ein Workflow auf der Grundlage bestimmter Kriterien, wie z. B. der Erstellung, Aktualisierung oder Löschung eines Datensatzes oder eines geplanten Zeitpunkts, beginnen soll. Auslöser stellen sicher, dass Workflows automatisch als Reaktion auf relevante Ereignisse ausgeführt werden, was ein automatisiertes Prozessmanagement ermöglicht.

Action

Die Haupteinheiten eines Workflows/Flusses, die Aufgaben wie das Senden einer E-Mail, das Erstellen eines Datensatzes oder das Ausführen eines Scripts darstellen.

Der Übergang

Übergangsphasen definieren den Fluss oder die Reihenfolge der Aktivitäten innerhalb des Workflows. Sie verbinden Aktivitäten und bestimmen den Pfad, dem der Workflow auf der Grundlage von Bedingungen oder den Ergebnissen von Aktivitäten folgen wird. Übergänge helfen dabei, den Workflow durch verschiedene Zweige zu leiten, die richtige Reihenfolge der Vorgänge zu gewährleisten und ein entscheidungsbasiertes Routing zu ermöglichen.

Workflow-Editor oder Flow-Designer?

ServiceNow bietet zwei primäre Tools für die Erstellung und Verwaltung von Workflows: den Workflow-Editor und den Flow-Designer.Jedes Tool ist auf unterschiedliche Benutzerbedürfnisse und Komplexitäten ausgerichtet und bietet einzigartige Funktionen und Vorteile. Wenn Sie die Unterschiede zwischen diesen Tools verstehen, können Sie das richtige Tool für Ihre spezifischen Anforderungen auswählen.

Erstellen eines Workflows in ServiceNow

Die Erstellung eines Workflows in ServiceNow ist ein wichtiger Schritt bei der Automatisierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen.

Unabhängig davon, ob Sie Aufgaben des IT-Service-Managements, HR-Prozesse oder Interaktionen mit dem Kundenservice automatisieren möchten, bietet ServiceNow leistungsstarke Tools für die Entwicklung und den Einsatz effektiver Workflows. Indem Sie Ihren Prozess klar definieren und die intuitiven Schnittstellen des Workflow-Editors und des Flow-Designers nutzen, können Sie Workflows erstellen, die die Effizienz steigern, Konsistenz gewährleisten und den manuellen Aufwand reduzieren.

1. Definieren Sie den Prozess: Identifizieren Sie den Geschäftsprozess, den Sie automatisieren möchten, und skizzieren Sie die damit verbundenen Aufgaben und Genehmigungen.
2. Entwerfen Sie den Workflow:
   Workflow-Editor: Verwenden Sie die grafische Benutzeroberfläche, um Aktivitäten zu ziehen und abzulegen, Übergänge zu definieren und Bedingungen festzulegen.
   Ablauf-Designer: Wählen und konfigurieren Sie Aktionen, legen Sie Bedingungen fest und verwenden Sie den Data Pill Picker, um Daten zwischen den Schritten zu übergeben.
3. Konfigurieren Sie Aktionen: Nutzen Sie die Standardaktionen, um bestimmte Aufgaben auszuführen, z. B. das Erstellen von Datensätzen, das Senden von Benachrichtigungen oder das Ausführen von Skripts, und passen Sie die Aktionen bei Bedarf an.
4. Bedingungen festlegen: Definieren Sie Bedingungen, um den Ablauf des Workflows zu steuern und sicherzustellen, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge auf der Grundlage bestimmter Kriterien ausgeführt werden.
5. Testen Sie den Workflow: Validieren Sie den Workflow, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert. Beide Tools bieten Test- und Debugging-Funktionen, um Probleme zu erkennen und zu beheben.
6. Verteilen Sie den Workflow: Nach dem Testen stellen Sie den Workflow in der Produktionsumgebung bereit und überwachen seine Leistung.

Bewährte Verfahren für die Gestaltung von Arbeitsabläufen in ServiceNow

1. Halten Sie es einfach: Beginnen Sie mit einem klaren und geradlinigen Design. Zu komplizierte Arbeitsabläufe können zu Fehlern und Wartungsproblemen führen. Wenn der Prozessablauf komplex ist, dann erstellen Sie Unterabläufe und verwenden Sie diese in den Abläufen.
2. Verwenden Sie wiederverwendbare Aktionen: Nutzen Sie wiederverwendbare Aktionen, um die Erstellung von Workflows zu beschleunigen und die Konsistenz zwischen den Workflows zu wahren.
3. Dokumentieren Sie alles: Pflegen Sie eine umfassende Dokumentation Ihrer Arbeitsabläufe, einschließlich Entwurf, Konfiguration und aller Anpassungen. Dies hilft bei der Fehlerbehebung und bei zukünftigen Erweiterungen.
4. Überwachen und Optimieren: Überwachen Sie Workflows regelmäßig, um Engpässe oder Ineffizienzen zu erkennen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Vorteile der Verwendung von ServiceNow Flow Designer und Workflows

Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und Prozesse reduziert den manuellen Aufwand und setzt Ressourcen für mehr strategische Aktivitäten frei.

Konsistenz und Genauigkeit: Workflows stellen sicher, dass Prozesse einheitlich und genau ausgeführt werden, wodurch das Risiko von Fehlern und Auslassungen verringert wird.

Verbesserte Sichtbarkeit: Echtzeittransparenz über den Status und den Fortschritt von Prozessen hilft Managern, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Verbesserte Zusammenarbeit: Die Automatisierung von Übergaben und Genehmigungen erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Abteilungen.

Skalierbarkeit: ServiceNow-Workflows lassen sich skalieren, um komplexe Prozesse und große Transaktionsvolumina zu bewältigen, so dass sie für Unternehmen jeder Größe geeignet sind.

Erweiterte Tools zur Workflow-Automatisierung in ServiceNow: Playbooks, Decision Builder, Servicekatalog

ServiceNow bietet eine Vielzahl von Tools für die Workflow-Automatisierung, die über den traditionellen Workflow-Editor und Flow Designer hinausgehen. Diese Tools sind auf unterschiedliche Automatisierungsbedürfnisse zugeschnitten und helfen Unternehmen bei der Rationalisierung verschiedener Prozesse in unterschiedlichen Funktionen.

Playbooks

Workflow Studio Playbooks ermöglichen es den Prozessverantwortlichen, unternehmensübergreifende Workflows zu verfassen und einen einzigen, vereinheitlichten Prozess zu erstellen. Sie erstellen die zugrunde liegenden Prozesse für Playbooks, die von Playbook Experience-Agenten und Fulfillern verwendet werden. Sie sind besonders nützlich in Szenarien, in denen mehrere Schritte und Entscheidungen involviert sind, und sie stellen sicher, dass Benutzer Best Practices und Standardverfahren befolgen.

• Visuelle Aufgabentafeln: In Playbooks werden Aufgaben in einem visuellen, schrittweisen Format dargestellt, häufig unter Verwendung von Tafeln im Kanban-Stil.
• Geführte Schritte: Die Benutzer werden durch jeden Schritt eines Prozesses geführt, mit klaren Anweisungen und auszuführenden Aktionen.
• Standardisierung: Playbooks helfen bei der Standardisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen und gewährleisten so Konsistenz und Compliance.

Decision Builder

Decision Builder ist ein Tool, mit dem Sie Entscheidungstabellen erstellen können, um komplexe Entscheidungslogik zu verwalten. Es hilft bei der Automatisierung von Entscheidungsprozessen durch die Bewertung von Bedingungen und die Durchführung von Aktionen auf der Grundlage vordefinierter Regeln.

• Regelverwaltung: Definieren Sie Regeln, die die Bedingungen und die entsprechenden Aktionen festlegen.
• Dynamische Entscheidungsfindung: Treffen Sie automatisch Entscheidungen auf der Grundlage der Eingabedaten und der konfigurierten Regeln.
• Integration: Integrieren Sie Workflows, um sicherzustellen, dass die Entscheidungslogik in allen Prozessen einheitlich angewendet wird.

Servicekatalog

Der Servicekatalog in ServiceNow bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Anforderung und Verwaltung von Services. Er ermöglicht es Unternehmen, die Erfüllung von Serviceanfragen zu automatisieren und so eine effiziente Bereitstellung von Services zu gewährleisten.

• Katalogelemente: Definieren und verwalten Sie verschiedene Services und Produkte, die Benutzer anfordern können.
• Genehmigungs-Workflows: Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse für Serviceanfragen, um eine ordnungsgemäße Autorisierung sicherzustellen.
• Automatisierung der Leistungserfüllung: Optimieren Sie den Erfüllungsprozess durch die Automatisierung von Aufgaben und Aktionen, die für die Bereitstellung von Dienstleistungen erforderlich sind.

Prozessautomatisierungs-Designer

Process Automation Designer (PAD) ist ein Tool, das bei der Gestaltung und Verwaltung von End-to-End-Prozessen mit mehreren Teams und Aufgaben hilft. Es bietet einen umfassenden Überblick über die Prozesse und erleichtert so deren Optimierung und Automatisierung.

• Durchgängige Prozessgestaltung: Erstellen und visualisieren Sie komplexe Prozesse, die sich über verschiedene Abteilungen und Systeme erstrecken.
• Orchestrierung: Orchestrieren Sie Aufgaben und Aktionen über verschiedene Teams hinweg, um eine nahtlose Zusammenarbeit und Übergabe zu gewährleisten.
• Überwachung und Optimierung: Überwachen Sie die Prozessleistung und nehmen Sie datengesteuerte Verbesserungen vor, um die Effizienz zu steigern.

Klicken Sie hier , um mehr über ServiceNow-Workflows zu erfahren.

Wenn Sie die wichtigsten Komponenten und Funktionen von Workflows verstehen, können Sie ServiceNow nutzen, um die Effizienz, Konsistenz und Transparenz in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Ganz gleich, ob Sie IT-Services, HR-Prozesse, Kundeninteraktionen oder Genehmigungsworkflows verwalten, ServiceNow bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um Abläufe zu rationalisieren und den Geschäftserfolg zu steigern.