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Wie Plat4mation die OMV bei der erfolgreichen Umsetzung der Workplace Services, von Buchung bis zum Case Management, in ServiceNow verhalf.
Auslöser war die Integration einer Konzerntochter in das bestehende Gebäude und der sich somit ergebende Platzbedarf. Ziel war es, eine intelligente und flexible Lösung für eine effiziente Raumnutzung zu etablieren. Die Wahl fiel auf ServiceNow, da es intern bereits für das IT Management eingesetzt wurde.
2 Minuten
Inhalt
Von Buchung bis Case Management
Gestartet wurde mit dem Buchungsprozess, der bereits während der Coronapandemie zur flexiblen und digitalen Verwaltung von Arbeits- und Parkplätzen eingesetzt wurde. Im Jahr 2021 wurde die Lösung für die Zentrale in Wien in Betrieb genommen.
Die Implementierungsschritte waren nach ihrer Chronologie: Arbeitsplätze – andauernd bis dato, Parkplätze, Stockwerksmeetingräume, Konferenzmeetingräume inkl. Anforderung von IT und Cateringleistungen, Bestellung von Cateringleistungen.
Um den Mitarbeitern zu ermöglichen, nur entsprechend der Parkdauer und nicht eine fixe Monatspauschale zu bezahlen, wurde im Rahmen des Garagenmanagements auch der Verrechnungsprozess geändert und werden die entsprechenden Verrechnungsdaten auf Basis der Parkdauer SAP HR zur Verfügung gestellt.
Im Jahr 2024 wurde auch das Case Management für die Facility Management Services implementiert. Die bestehenden Services wurden übernommen: Technische Probleme / Reinigung & Geschirr / Mitarbeiterausweis & Zugriffsrechte / Sonstige Leistungen.
Change-Management und Akzeptanz als Erfolgsfaktoren
Eine der größten Herausforderungen war es, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, die neue digitale Lösung zu nutzen. Ein gut organisiertes Change-Management mit klarer Kommunikation und Schulungen waren entscheidend für den Erfolg. Insbesondere die Assistentinnen, die jetzt Raumbuchungen selbständig tätigen, wurden intensiv geschult. Der Betriebsrat wurde frühzeitig eingebunden, um Widerstände zu minimieren. Zusätzlich wurde Homeoffice als positiver Anreiz genutzt, um die Akzeptanz zu erhöhen.
Kostenersparnis und Prozessoptimierung durch die neue Lösung
Durch die neue Lösung konnte der Konzern Flächen und Mietkosten einsparen. Das Objekt – bestehend aus zwei Gebäuden – wird weiterhin ausschließlich von OMV Gesellschaften genutzt, jedoch mit einer Untervermietung an eine weitere Konzerntochter. Darüber hinaus wurden Mitarbeiterprozesse optimiert und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.
Ergebnisorientierte Zusammenarbeit mit Plat4mation: Offen, konstruktiv, individuell
Seitens OMV wurde bestätigt, dass die Partnerschaft mit Plat4mation fortgesetzt wird. Besonders hervorgehoben wurde die zielgerichtete und pragmatische Umsetzung der Projekte. Auch das Gesamtergebnis wird als erfolgreich bewertet, und die Kundin zeigt sich zufrieden mit den erzielten Resultaten.