Eine europäische Regierungsbehörde führt jedes Jahr Hunderte von Diplomatenumzügen zwischen Botschaften weltweit durch. Wir unterstützten die Behörde bei der Implementierung unserer Move4U-Anwendungssuite, um den Umzugsprozess der Mitarbeiter effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Mit Move4U konnten wir die Prozesse in den Bereichen Transport, Lagerung, Versicherung, Schadensregulierung und Rechnungsstellung optimieren und der Organisation zu einer Kultur der 100%igen operativen Exzellenz verhelfen.
Move4U – Unsere End-to-End Relocation Suite
„Dies ist ein Leuchtturmprojekt für uns. Die neue Lösung vereinfacht den Umzugsprozess erheblich und treibt die Digitalisierung in der Branche voran.“
Herausforderung
Die Umzugsverfahren unseres Kunden, einer europäischen Regierungsbehörde, waren geprägt von mangelnder Automatisierung und Standardisierung, was die Abwicklung der Umzüge erschwerte. Jeder Umzug erforderte ein detailliertes Transportmanagement und eine sorgfältige Vorbereitung der Ressourcen. Die Verwaltung der Transporte wurde jedoch mit einer Vielzahl ungeeigneter manueller Tools durchgeführt. Unstrukturierte und verstreute Daten machten zudem die Berichterstattung und das Management schwierig. Diese ineffizienten Prozesse führten zu einer intransparenten Arbeitsweise und verursachten erhebliche Medienbrüche, was zu unangenehmen Erfahrungen für die Mitarbeiter und einer Überlastung des Betriebs führte.
Lösung
Unser innovationsorientiertes Team analysierte die Anforderungen der Umzüge anhand von Auslösern aus den HR- und SAP-Systemen und entwickelte ein automatisiertes Portal für Umzugsanträge, basierend auf unserer Move4U-App. Diese Lösung digitalisierte den gesamten Umzugs- und Transportprozess, einschließlich der Verwaltung von Bestandslisten, Lieferantenangeboten und Transportverfolgung. Die Workflow-Engine der Plattform ermöglicht eine effiziente Bearbeitung der Umzüge. Das Portal steht auch externen Logistikunternehmen zur Verfügung, sodass diese den aktuellen Stand der Transporte jederzeit einsehen können.
Ergebnisse
Durch die Implementierung von Move4U konnte unser Kunde einen standardisierten und automatisierten Umzugsprozess etablieren, der Zeit spart und die Qualität der Abläufe verbessert. Die Einführung eines einheitlichen, benutzerfreundlichen Umzugsportals hat die Erfahrung der Mitarbeiter erheblich verbessert und die betriebliche Effizienz gesteigert. Zu den wesentlichen Geschäftsvorteilen gehören:
- Transparente Prozessverfolgung rund um die Uhr für alle Beteiligten
- Zentralisierung aller umzugsrelevanten Informationen auf einer Plattform
- Erhebliche Reduzierung der Vorbereitungszeit für den Ausschreibungsprozess
- Neue, einfach zugängliche Berichtsmöglichkeiten auf Knopfdruck
Diese Verbesserungen haben nicht nur den Umzugsprozess optimiert, sondern auch eine Kultur der 100%igen operativen Exzellenz in der Organisation gefördert.
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