Die Digitalisierungsgruppe des „Department for Work and Pensions“ (DWP – Ministerium für Arbeit und Altersversorgung) hatte mehrere Datenquellen (sources of truth) für das Projektportfoliomanagement (PPM). Die Stakeholder nutzten ihre eigenen Excel-, MS-Projekt- und PowerPoint-Vorlagen und es gab keine standardisierte Arbeitsweise. Folglich gab es Dubletten, Probleme mit der Datenqualität, keine Echtzeittransparenz und somit hohe Aufwände und einen großen Effizienzverlust. Vor diesem Hintergrund wurde das Ziel definiert zukünftig eine einzige, korrekte Datenquelle zu definieren, bei der man sicher sein konnte, daß die Informationen valide und vertrauenswürdig sind. Dies sollte die Geschäftsleitung dabei unterstützen, Probleme proaktiv zu identifizieren, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden.
Plat4mation bot einen Workshop-Ansatz an, der sich auf Menschen, Prozesse und technische Unterstützung konzentrierte. Indem alle Beteiligten und deren Prozesse zusammengeführt wurden, war es möglich viele unterschiedliche Vorgehensweisen zu standardisieren und zu harmonisieren. Dieser neue Standard wurde anschließend technologisch in ServiceNow abgebildet und somit waren Risiken, Meilensteine, Fortschrittsberichte, Ressourcen- und Kostenpläne in einer einheitlichen Struktur erfaßt und verfügbar.
Mit benutzerfreundlichen Übersichten und Serviceportalen visualisieren wir alle Informationen für alle Beteiligten. Jeder Stakeholder kann sich mit Hilfe interaktiver Filter auf die für ihn relevanten Informationen konzentrieren. Dies führt zu mehr Vertrauen in die Informationen, fördert die Echtzeittransparenz und ermöglicht es der Geschäftsleitung, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu Vorfällen mit hoher Priorität werden.
