Swiss RE: Facility Management
“We are happy working with Plat4mation. They’ve done an outstanding job with the rollout of the room reservation system. They have a customer focus with good communication skills and are very flexible in terms of scope and timeline”
Die Herausforderung
Swiss Re ist ein führender Rückversicherer, und bietet Versicherungen und andere versicherungsbasierte Formen des Risikotransfers an. Mit 60 Büros auf der ganzen Welt kann es schwierig sein, alle Raumreservierungen zu managen, einschließlich der Möglichkeit, Catering und IT- oder AV-Support zu bestellen.
Swiss Re arbeitet daran ihre alte Lotus Notes Infrastruktur stillzulegen. Hintergrund ist eine inkonsistente Nutzung – nicht alle Büros nutzten Lotus Notes – und der Wunsch, Arbeitsaufträge über ihre strategische Plattform ServiceNow abzuwickeln. Eine wichtige zu ersetzende Anwendung auf der Lotus-Notes-Plattform war ein Raumreservierungssystem. Durch den Wechsel von Lotus Mail zu Outlook war es zudem wichtig, daß das Raumreservierungssystem eng mit Exchange/Outlook integriert wurde. Das Reservierungssystem muß mehr als 800 Räume auf der ganzen Welt unterstützen.
Die Lösung
Plat4mation implementierte die Rooms4U-Suite (jetzt Workplace Service Delivery), die ein auf der ServiceNow-Plattform basierendes Raumreservierungsmodul sowie eine Integration mit Exchange umfaßt. Im Projekt wurden uneinheitliche Kommunikations- und manuelle Arbeitsabläufe durch strukturierte und automatisierte Prozesse ersetzt. Resultat war eine deutliche Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie eine Reduktion menschlicher Fehler.
Die Mitarbeiter wurden deutlich entlastet und gewannen so wertvolle Zeit zurück, die sie nutzen konnten um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Die Mitarbeiter können nun über 800 Besprechungsräumen weltweit über das ServiceNow-Portal, das Mobiltelefon oder über Outlook Räume buchen. Zusätzliche Annehmlichkeiten wie das Catering kann ebenfalls direkt bestellt werden und diese Termine werden dann automatisch mit dem Outlook Kalender synchronisiert. Abgerundet wird das globale Buchungs-System durch entsprechende Reports und Dashbaords, deren Analysen eine Optimierung der Raumnutzung ermöglicht.
Die Fristen für die Stillegung der Lotus-Notes-Plattform waren knapp bemessen, aber das Projekt wurde innerhalb der zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen in Betrieb genommen und wird derzeit weltweit eingesetzt.
Roel Schoenmakers
